As recentes manifestações e greves, que geram ausência de funcionários e, em alguns casos, problemas com depredações, mostram a importância de planejamento para continuidade de negócios - um aspecto chave de qualquer estratégia de gestão de risco. Esse planejamento mantém a produtividade dos funcionários e garante a continuidade de operações chaves e satisfação dos clientes durante qualquer tipo de interrupção.
Alguns dos principais aspectos que devem ser considerados para garantir a continuidade dos seus negócios durante interrupções são:
1. Garanta o envolvimento dos executivos. O apoio de executivos e outros líderes é fundamental para o sucesso de um plano de continuidade de negócios. O planejamento e execução requerem seu envolvimento e atenção, garantindo que todos os processos são efetivamente administrados.
2. Determine cenários. Identifique todas as possíveis interrupções que poderia ter um impacto sobre seu negócio. A lista inclui desastres naturais, epidemias, greves de transporte, mudanças de escritório e apagões. Determinando todos os possíveis cenários, você pode desenvolver respostas apropriadas.
3. Adote estilos de trabalho móveis. Esse é um componente essencial de qualquer plano para continuidade de negócios. A maioria das pessoas possui dispositivos que podem ser usados para o trabalho, como smartphones e laptops. Se você oferece a capacidade de trabalhar de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, seus funcionários estarão preparados para continuar trabalhando durante uma interrupção. As ferramentas de colaboração online que permitem reuniões remotas e compartilhamento de arquivos e gestão de projetos com segurança, que também ajudam a manter a produtividade.
4. Desenvolva uma equipe estruturada. Identifique as responsabilidades de todos os funcionários durante uma interrupção e crie uma hierarquia para a tomada de decisões. Outro passo importante é a criação de uma equipe específica de continuidade de negócios. As interrupções geralmente são situações de estresse, especialmente durante uma emergência, e por esse motivo não deve existir nenhuma dúvida sobre quem tem autoridade.
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5. Prepare a TI. Mantenha uma infraestrutura de TI para garantir a segurança de todas as informações da companhia e manter acesso para funcionários de qualquer local. Por exemplo, com a virtualização de desktops e aplicativos seus funcionários podem mudar de dispositivo com segurança. O armazenamento de informações corporativas em uma nuvem pública ou privada também deve ajudar a manter suas operações durante uma interrupção de negócios. Se você não utiliza a nuvem, o departamento de TI deve manter estratégias de recuperação para minimizar as possíveis paradas.
6. Priorize metas. Identifique e priorize operações essenciais. Depois, determine responsáveis por essas operações e seus substitutos. Garantir a continuidade de funções chaves minimiza o impacto de uma interrupção.
7. Realize um treinamento de continuidade de negócios. Seus funcionários devem conhecer o plano de continuidade de negócios e suas responsabilidades em várias situações. Você também terá a oportunidade de testar o plano e identificar lacunas.
8. Identifique um local alternativo. Para algumas empresas, as operações essenciais requerem um local de trabalho físico. Nesse caso, verifique a possibilidade de usar outro local ou instalação durante uma interrupção. Isso é especialmente positivo quando você sabe da interrupção com antecedência. A TI deve manter a infraestrutura apropriada para oferecer acesso remoto aos dados da companhia e desktops em casos de relocalização.
9. Teste e atualize. É importante testar e atualizar o plano de continuidade todos os anos para considerar mudanças de práticas corporativas. Uma operação considerada crítica em um ano talvez não seja tão importante no ano seguinte.
10. Prepare-se para as consequências. Também é importante planejar a etapa de recuperação depois de uma interrupção. Sua equipe deve entender suas responsabilidades depois da situação voltar ao normal e garantir a retomada de negócios o mais rápido possível.
*Ricardo Alem, Gerente Sênior de Sales Engeneering da Citrix para América Latina e Caribe.
