Gestão de Documentos: O triunfo de fazer o elo entre passado e futuro com a papelada

Levante a mão quem nunca se deu mal na empresa por esquecer ou perder algum tipo de documento. Possivelmente apenas os maniacamente organizados, ou muito bem assessorados, escapam dessa.

Ilustramos a seguir algumas das várias histórias que ouvimos no dia-a-dia profissional:

• É época de fechar o balanço ou a declaração e imposto de renda e ainda não foi entregue toda a documentação à contabilidade;
• Um auto de infração administrativa é recebido e o prazo para apresentação de defesa é bastante curto. A recepcionista não se recorda a data em que assinou o aviso de recebimento do ofício, enquanto o setor responsável pela gestão interna do assunto não consegue compilar, de maneira ágil e organizada, os documentos necessários a evitar a aplicação da multa legalmente prevista;
• Um fiscal chega sem avisar e informa que, por motivo de denúncia anônima, precisará realizar uma auditoria. Em seguida, solicita revisão completa e detalhada dos documentos de um setor da empresa, pegando a todos desprevenidos e provocando temor generalizado;
• Foi aberto um pregão eletrônico muito importante e que poderá lhe render um contrato financeiramente atrativo. No entanto, no prazo concedido pelo pregoeiro, você não consegue apresentar toda a documentação solicitada e é automaticamente desclassificado da concorrência;
• O oficial de justiça lhe entregou um mandado de execução há mais de uma semana. O advogado analisou o caso e indicou as provas  de que precisará, mas, agora, faltando apenas três dias para o término do prazo, um dos gerentes lhe avisa que parte dos documentos solicitados possivelmente se perdeu durante a mudança para a sede nova, enquanto a outra nunca existiu, pois não era procedimento da administração registrar aqueles dados.

Problemas como estes afetam negócios de todo o porte, mas, infelizmente, muitos empresários ainda acreditam que investir na profissionalização da gestão de documentos é sinônimo de dinheiro jogado fora.

Aí, cabe perguntar: – “E se a desorganização de documentos estiver favorecendo que alguém, interessado apenas em atingir metas pessoais e receber bonificações, esconda a sujeira debaixo do tapete? E se uma grande ilegalidade estiver sendo praticada à revelia dos sócios, para que, num futuro não tão distante, a Diretoria tenha de arcar com o prejuízo e, ainda, se submeter às sanções respectivas?”  

A gestão eficiente de documentos, conforme já comentado nesta coluna, é um dos pilares da Governança Corporativa, pois garante ordem e transparência às operações da empresa, consolidando a credibilidade dos empregados, fornecedores, parceiros, investidores,  acionistas e, porque não, do consumidor final.

Cuidar da papelada pode fazer milagres

E isto porque um negócio cuja documentação é bem organizada traduz responsabilidade sócio-econômica, conformidade legal e perpetuidade, assegurando uma infinidade de benefícios:

• melhoria do relacionamento com o Fisco, principalmente na obtenção de descontos e parcelamentos;
• diminuição do risco de endividamento e, também, como já abordado anteriormente, da necessidade de requerer a Recuperação Judicial;
• redução do passivo judicial e de sanções por infração administrativa;
• maior produtividade e, em consequência disso, maior lucratividade;
• alocação eficiente de recursos;
• minimização da ocorrência de fraudes e desvios de dinheiro, decorrentes de perda ou sonegação de informações;
• melhoria do reporte de informações e garantindo base confiável para a tomada de decisão e planejamento.

Especificamente nas indústrias do setor metalmecânico, a implantação de Governança Corporativa para gestão de documentos é considerada um dos principais desafios dos administradores, sobretudo quando se fala, por exemplo, em acompanhar as informações sobre o que acontece no chão de fábrica.

O engenheiro de produção João Pimenta, ao escrever sobre o tema, menciona que as informações do chão de fábrica são essenciais para diversas finalidades, tais como:

• Planejar a produção;
• Atualizar as informações de engenharia;
• Formar indicadores de:
  • Produtividade;
  • Utilização de capacidade;
  • Qualidade dos produtos fabricados;
  • Paradas gerais na produção;
• Disponibilizar informação em tempo real para áreas interessadas;
• Acompanhar os recursos mais sobrecarregados;
• Agilizar a tomada de decisão na ocorrência de eventualidades;
• Planejar o faturamento;
• Tranquilizar o cliente sobre as entregas pendentes;
• Afirmar datas corretas para entregas futuras.

– Quantos orçamentos foram coletados? Foram aprovados por quem tem poderes? A despesa real foi condizente com o orçamento? Os insumos já foram todos aplicados? Houve utilização completa ou desperdício? O produto final foi entregue no prazo, com a aceitação do comprador?

A adoção da Governança Corporativa no aprimoramento dos processos de administração da empresa, sobretudo no controle documental, funciona como um jogo: da mesma forma que nenhum participante pode avançar no tabuleiro sem, antes, ter certeza de que o movimento escolhido está de acordo com as regras pré-estabelecidas, os gestores de um negócio precisam consultar o manual de procedimentos antes de registrarem e arquivarem qualquer informação, garantindo a utilidade de cada ato praticado e eficácia às fiscalizações.

Adianta um carro de Fórmula 1 sem um piloto preparado?

– Mas, afinal, o que é necessário para uma gestão eficiente de documentos?

Antes de eleger o(s) método(s) que melhor se amolda(m) às necessidades do seu negócio, é preciso lembrar que a gestão documental, como todos os vértices de uma boa administração, visa reduzir ou eliminar riscos.

Como riscos, considere os exemplos listados aqui, logo no início, e tantos outros que sejam mais característicos e frequentes à rotina da empresa.

Não existe uma área de gestão que funcione bem se estiver isolada das demais. É justamente por isto que os mecanismos de controles internos estão diretamehte ligados à gestão de riscos e à auditoria.

Identificados os riscos, passa-se à definição da estratégia adequada, que deverá incluir regras de Governança e Controles na cultura organizacional.

No Blog do Documento é possível encontrar um esquema bastante didático. Nele, sugere-se, como estruturação básica ao gerenciamento de documentos, que a empresa:

Utilizar a tecnologia na gestão dos documentos é, gostem ou não, a bola da vez.

Mesmo os adeptos ao tradicionalismo estão se curvando às maravilhas que um diretório eletrônico é capaz de proporcionar, sobretudo no que se refere à economia de tempo, espaço físico, e dinheiro na aquisição de papéis e pastas. Sem contar que o desenvolvimento sustentável é um fator diferencial à valorização da empresa pela localidade onde está inserida e pelo mercado em geral.

Salvar documentos na nuvem (cloud computing) é importantíssimo para ter mais segurança sobre os arquivos, caso sejam perdidos no computador, além de viabilizar que sejam localizados com mais praticidade. Hoje em dia existem, inclusive, serviços para armazenar vários tipos de documentos específicos (como notas fiscais, por exemplo), tornando a procura, o acesso e a visualização muito melhor.

Documentação serve para todo o tamanho da empresa

Depois da tomada dessas providências elementares, é fundamental que sejam efetivamente estabelecidas regras de registro e controle, as quais deverão ser escritas em documento específico – um Manual; a ser seguido por todos os envolvidos, direta ou indiretamente, na cadeia produtiva da empresa.

Neste Manual, deverão constar procedimentos para: i) cópia ou criação de documentos (seja sob meio físico ou eletrônico); ii) colaboração e revisão (envolvendo funcionários de mesma área ou de áreas diferentes, como forma de assegurar que o documento está sendo conferido por todos os interessados antes da validação final e arquivamento); iii) os diferentes métodos de publicação ou armazenamento, pensando na proteção a pessoas não autorizadas e, ao mesmo tempo, na facilitação do acesso a quem estiver precisando executar uma tarefa ou tomar uma decisão (por exemplo: um gestor, um Diretor, a contabilidade ou o advogado):

A elaboração do Manual, assim como a fiscalização de seu cumprimento – não apenas no tocante às etapas, mas, à colaboração e revisão dos documentos, garantindo conformidade legal e regulatória – só é bem sucedida quando acompanhada por um advogado, preferencialmente especialista em Governança Corporativa.

Eis uma função do assessor jurídico que, até então, era desconhecida dos empresários em geral.

Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados.

De qualquer modo, advogado não faz milagre. São as pequenas mudanças, aquelas invisíveis, do dia-a-dia, que passam, inclusive, pela mesa da secretária. A questão é que muitas empresas escolhem seguir o “arroz com feijão”, o básico, que é a gestão documental interna de cada setor.

Outras até levam isso mais a sério e entendem a necessidade de ferramentas de backup, servidor externo e usam o cloudcomputing. Elas sabem que a informação é um ativo valioso e que não pode se perder com o entra-e-sai de pessoas da instituição.

No entanto, mesmo sabendo priorizar a documentação, elas focam apenas no armazenamento e esquecem a padronização. Depois, rezam para que clientes e fornecedores não enxerguem as pequenas falhas internas. O que os dois tipos de empresa perdem?

A excelência na gestão documental, que economiza muito tempo e dinheiro, tanto no Judiciário, como nas fronteiras da iniciativa privada. Pequenas e médias empresas também podem alcançar esse padrão de ouro, se conseguirem vislumbrar a relevância de fazer uma feijoada em plena segunda-feira, mudando os padrões da rotina.

Roberta Volpato Hanoff

– Organizadora do "Studio Estratégia - Advocacia e Governança Corporativa";
– Advogada Especialista em Direito Empresarial com ênfase em Recuperação Judicial, Falência e Administração de Crises pela FGV;
– Membro do Instituto Brasileiro de Administração Judicial (IBAJUD);
– Administradora Judicial de Falências e Recuperações Judiciais pela Turnaround Management Brasil;
– Compliance expert, membro da Legal, Ethics and Compliance (LEC);
– Auditora Líder das normas ISO 19600:2014 e ISO 37001:2016 (Sistemas Integrados de Gestão de Compliance e Antissuborno).

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