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*Confira as 10 dicas do CIMM para não errar no email ao fim da matéria
Enviar pedidos, receber confirmações, marcar encontro com namorado, convidar os amigos para sair, participar do grupo de discussões da empresa, da faculdade, do time de futebol, receber notícias e boletins... ufa! Tudo isso é possível fazer por email. Essa ferramenta de comunicação nasceu com a internet e solidificou-se na comunicação cotidiana, principalmente no meio profissional.
O email deveria ser educado, simples e objetivo. Por estar em um meio supostamente ágil, como a internet, a informação passada deve ser rapidamente compreendida. Precisa ser eficiente.
Apesar desses pressupostos, todo mundo já recebeu um email extravagante: aquela corrente que foi enviada para mais cem pessoas, textos que mais parecem postulados de tão longos, anexos pesadíssimos ou com extensões que nem o Google consegue identificar programa que abra. Isso sem contar os bichinhos “fofos” pulando na tela, com TUDO ESCRITO EM LETRA MAIÚSCULA na cor rosa-choque ou verde-mar, que por mais que você aperte os olhos, não consegue ler.
Se você é uma dessas pessoas, pise no freio agora. “O email - por ser ferramenta de comunicação que tem problemas sérios para ‘transmitir’ sentimentos, estados de espírito - deve ser usado de modo ‘frio’, ou seja, apenas no essencial, para informar, avisar, registrar”, define Ralph Arcanjo Chelotti, executivo de RH e relações institucionais e vice-presidente da Federação Interamericana de Associações de Gestão Humana (FIDAGH).
Cada macaco no seu galho
Outro erro é achar que o email serve para qualquer tipo de comunicação. Apesar de vastamente utilizado, é uma ferramenta de comunicação limitada, como lembra Chelotti, e pode criar algum mal-entendido.
O executivo de RH separa os momentos em que o uso do email é apropriado ou não. Para ele, o email serve para registrar pedidos, solicitações, encaminhamentos acertados em interações pessoais ou por telefone, garantir que tudo o que foi debatido esteja escrito e registrado, para comunicar eventos, informações curtas, reuniões – dia, horário, sala – e uma série de outras informações operacionais. Mas para discutir ou tomar decisões não é um bom recurso. “Discussões por email costumam ter finais trágicos, pois quando debatemos coisas sem olhar para as pessoas, podemos ser mal-interpretados”, alerta Chelotti.
Ao contrário das antigas cartas, no email não é necessário tanta formalidade. No email a necessidade é a comunicação rápida, direta, informal. “Mas nunca devemos esquecer da boa educação”, lembra Chelotti. Para não errar, coloque-se no lugar de quem está recebendo a mensagem: qual seria sua reação ao receber um email longo, com bichinhos, em letras grandes, exageradas no seu endereço eletrônico de trabalho?
Eles estão de olho
É preciso cuidado extra no uso do email corporativo. Algumas empresas vigiam os funcionários pelos emails enviados e recebidos, por meio de palavras-chave. “Se as empresas bloqueiam o acesso a emails pessoais como Yahoo, Hotmail ou Gmail, este é um sinal de que a empresa monitora o email corporativo”, alerta Chelotti. Previna-se também fazendo cópia das mensagens importantes, guardando-as em pastas de arquivos.
Quando enviar uma mensagem, lembre que o “email é uma ferramenta de comunicação limitada, que deve ser usada mais para registro”, define Ralph Chelotti. “Nada substitui a conversa pessoal, seja cara a cara ou por telefone. Por isso, para grandes debates, discussões, feedbacks, críticas ou elogios, dê preferência para o olho no olho.”
Dicas
Para que você seja compreendido e não cometa gafes, o CIMM separou as 10 melhores dicas da rede para não errar no email:
Email é documento: verifique se é necessário gerar um e lembre-se de que tudo ficará registrado. - Não use email para discutir: prefira fazer isso pessoalmente, e use a internet para formalizar o que foi combinado.
- Email é uma ferramenta racional, principalmente no ambiente de trabalho: nada de PowerPoint com musiquinha, poesia ruim e foto de bichinho, nem piadinhas no email profissional.
- Não escreva o texto todo em letra maiúscula. Dá a impressão de que você está gritando, e pode ser mal-interpretado. E má-educação ou exaltação no meio profissional não é bem vista.
- O assunto é o título do email. É importante deixar claro, senão, capaz de nem ser aberto.
- Email não é bom quando se tem pressa: se é “para ontem”, ou mesmo para uma reunião daqui a uma hora, use o telefone.
- Responda rápido! Não responder um email é deixar alguém falando sozinho.
- Jamais comente emails que foram enviados a você como cópia oculta: eles são “para seu conhecimento”, não “para sua providência”.
- Use um tom extra de gentileza: isso lhe ajudará a soar mais afável, uma vez que a palavra escrita é sempre mais rígida.
- Formule uma assinatura: é importante incluir o nome da empresa, o cargo para que as pessoas saibam a quem estão se dirigindo.
