Saiba quando e como começar um setor de importação dentro da empresa

Já conversamos sobre quais experiências buscar em um profissional de importação e vimos como é difícil dar o primeiro passo, tamanha são as dúvidas de quando começar o setor dentro da empresa que não tem o Comércio Exterior como principal atividade. Como saber a hora certa? Há volume de trabalho para justificar? Será viável? E como fica a relação com meu despachante aduaneiro ou trading company?

Antes de analisarmos financeiramente, é importante refletir sobre essas questões citadas, pois se estiverem, eles também são capazes de prejudicar seu bolso.

Pode acontecer de você passar a dar mais atenção para a importação do que o negócio da sua empresa, o que no começo é normal, porque sabemos que comércio exterior é intenso. Isso acontece porque quando a operação começa, queremos estar a par de tudo para evitar qualquer erro que possam elevar os custos.

A não ser que o dólar caia forte durante a operação, mas ninguém está contando com isso no momento. Mas seguimos fazendo adaptações, segundo Darwin aconselha.

Associado a essa necessária preocupação com a natural dificuldade que seres humanos têm de delegar funções, você acabará se afastando da função que sua empresa exige, até que esse departamento atue da melhor forma possível.

Justo aquilo que reconhecem que o seu serviço se destaca, que é o diferencial do seu trabalho/produto/serviço/atendimento podem sofrer com o distanciamento.

Como você está preocupado demais com a operação e usando apenas o que sobra do tempo para cuidar de seu negócio, provável que esteja também abdicando de encontrar meios de reduzir o custo nas próximas operações. E não é devido ao perigoso comodismo, mas porque não sobra tempo para receber outras empresas do Comércio Exterior, tampouco negociar ou estudar com as que trabalha.

Outro ponto a ser observado: está terceirizando toda a operação sem analisar a qualidade do trabalho. Somado ao desespero da falta de tempo com a subestimação do trabalho dos envolvidos na importação, acabará por terceirizar todos os outros detalhes:

Qual a NCM? – Fala com meu contador.

Já cotou o frete internacional? – Tô sem tempo, cota para mim?

Quem vai transportar o contêiner até seu armazém? – Sei lá, escolhe um bom caminhoneiro aí.

Essa terceirização da terceirização é a adição de mais ouvidos no telefone sem fio de sua operação que, além de dificultar a comunicação e resultar gerar custos maiores, dificilmente se dedicará com o mesmo afinco que teria se fosse contratado pelo importador.

Seguindo o exemplo do transporte de contêiner acima:

Quem você acha que a transportadora se preocupa mais em atender bem, o despachante, que não é o dono da carga, ou o importador?

Quando, portanto, é viável começar o Setor de Importação na empresa?

Os sintomas são uma análise válida, mas além disso, é preciso ainda justificar a contratação provando a necessidade com números para seu superior, sócios ou para seu fluxo de caixa.

O Setor de Importação vai inicialmente encarecer suas despesas fixas, mas se trata de um investimento e o tempo de retorno dele dependerá principalmente de:

Volume de processos

Não podemos generalizar se um volume é grande ou não apenas pela quantidade, por exemplo: uma importação marítima, de carga perigosa que precisa de anuência pré-embarque, demanda mais trabalho que 20 embarques aéreos, de produtos não perigosos e que não requerem anuência.

Por isso que 20 processos/mês pode ser pouco ou muito para seu primeiro profissional do Setor de Importação assumir.

É preciso encontrar o equilíbrio nas médias de processos, a baixa quantidade resulta num Setor de produção ociosa, mas cuidado para que não estejam frequentemente sobrecarregados para que, além de evitar adentrarem na sociedade do cansaço, este Setor consiga:

Redução de custos nas importações

Tirando toda ou a maioria das funções de importação dos seus ombros, você e seu novo Setor conseguirão reduzir custos por trabalharem naquilo que têm experiência.

Mas é importante que, conforme o setor se integre e entenda sua operação e produtos, tenha tempo para realizar outras funções além do operacional de importação como analisar os custos previstos e cobrados, negociar com vendedores e envolvidos na importação, fazer reuniões para alinhar o atendimento, procurar soluções para problemas recorrentes e pesquisar a legislação pertinente.

Estas atividades permitem reduzir os custos fixos da importação, economizando por processo, por exemplo, R$100 no despacho aduaneiro, R$150 no frete internacional e R$200 com uma área alfandegada mais barata, vai refletir severamente no seu volume de processos.

Não se preocupe, seu profissional vai encontrar onde economizar, contanto que você contrate alguém com experiência, senão, o retorno será mais lento e ele aprenderá errando nos seus processos.

Mas, para o setor começar a funcionar, prepare-se para antes se sobrecarregar um pouco mais. Conseguindo todos os “Ok” para o setor de importação brotar no seu bailão, a transferência de funções dos seus ombros para o novo responsável demandará tempo e precisará ocorrer em doses homeopáticas.

Primeiro, como com todo contratado, é preciso se acostumar com as particularidades da empresa com o Comércio Exterior, com os procedimentos internos, entender de quem é a responsabilidade de cada setor e pessoa, decorar o nome de todo mundo…

Segundo, para assumir as importações, é necessário que conheça os prestadores de serviços, os exportadores, conhecer as peculiaridades logísticas e aduaneiras dos produtos e, claro:

Você deve estar disponível para responder todas as dúvidas que surgirem.

Então, tenha paciência. Dê suporte ao novo setor de importação para que não comece encarecendo as operações em razão de falha na comunicação