Empresas mais estruturadas tem esse conceito já bem estabelecido, pois já realizaram estudos em que muitas vezes vale mais a pena alugar mobília do que comprá-la.
Dependendo do uso, quantidade, depreciação e finalidade, muitas vezes a locação torna-se uma melhor opção porque evita que a empresa tenha que se descapitalizar de uma pequena fortuna, para mobiliar algumas áreas temporárias, por exemplo, ou algum departamento que funcionará apenas por tempo determinado.
Além disso, mesmo em áreas permanentes, há empresas que têm a convicção de que o aluguel de mobiliário vale mais a pena do que a compra, porque dependendo de seu uso e depreciação, a manutenção, troca em caso de defeito, ou mesmo a troca após a aparência do móvel estar já desgastada após o uso, caberá a empresa locadora, mantendo assim o cliente com móveis sempre renovados e em bom estado de conservação.
Outra situação bastante vantajosa da locação sobre a compra, é o armazenamento, manutenção e mão de obra para gerenciar o mobiliário. Salas de palestras, salas de reunião, lounges provisórios ou salas de estudo, muitas vezes acabam atrapalhando a utilização do espaço da empresa, uma vez que todo o mobiliário deverá ser armazenado em algum local da empresa, e necessitará de mão de obra para carregar, deslocar, empilhar, e novamente desmontar o espaço após sua utilização. Especialmente em tempos de metragem quadrada com valores elevados, cada metro dentro da empresa passa a valer ouro, e desperdiçar espaço com móveis que só serão utilizados em ocasiões especiais como palestras, recepções, entrevistas ou congressos, acabam por onerar desnecessariamente a empresa.
