Os grandes vilões dos custos: as compras
Na segunda coluna da série sobre os principais desperdícios que aumentam os Custos das Empresas, vamos abordar as consequências de um setor de compras mal organizado.
Continuando com a série iniciada na coluna anterior, hoje iremos abordar um vilão dos Custos que muitas vezes passa desapercebido no corre-corre diário das pequenas e médias empresas: as Compras. Mais especificamente, iremos abordar os problemas que surgem quando o processo de Compra de Matérias Primas e Insumos não é feito de forma programada.
Os processos de Compra nas empresas normalmente seguem procedimentos bem definidos para se evitar que os recursos do negócio sejam exauridos sem maiores controles. Entretanto, quando falamos de Matérias Prima e Insumos, por se tratarem de elementos essenciais à produção, muitas vezes acabam sendo apressados por conta das necessidades emergenciais do setor produtivo.
Essas compras emergenciais podem causar um desbalanço entre os valores que haviam sido orçados para o cliente, e o que realmente foi consumido, porém, não aparecem normalmente devido à correria para realizar as entregas de pedidos. Isto se torna um problema, pois, por conta disso, projetos e vendas que tiveram suas margens de lucro diminuídas para se ganhar o cliente, acabam se tornando fontes de prejuízo, uma vez que os gastos com o material foram maiores do que os previstos.
Para resolver estes problemas, as empresas, através de uma gestão profissionalizada, precisam gerar indicadores que permitam identificar o consumo médio de Matérias Primas e Insumos, além de definirem estoques mínimos de produtos essenciais. Além disso, ao se fazer orçamentos para projetos especiais, é preciso especificar exatamente os materiais à serem adquiridos, e controlar o que foi realmente consumido.
Com base nestas informações, será possível realizar um planejamento das compras e obter os melhores preços em cotações junto à diferentes fornecedores. Além disto, com esta projeção de consumo, o controle do estoque básico, e executando compras programadas, é possível obter ganhos significativos de escala, realizando compras em grandes quantidades, com maiores descontos, evitando-se assim aquelas aquisições de pequenas quantidades, feitas de última hora, sem cotação e possibilidade de descontos, fazendo mau uso do capital de giro do negócio.
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Finalizo esta coluna, deixando algumas questões para vocês: Como são feitas as compras na sua empresa? Diversas compras de pequenas quantidades? Ou compras grandes e programadas, com descontos mais atrativos?
Até a próxima coluna.
Engenheiro Mecânico formado pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). Atuou com Gestão de Processos no setor aeronáutico e, atualmente, trabalha focado em Processos de Melhoria de Gestão na empresa Valor & Foco.
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