Como cortar custos sem demissões

Os cortes de pessoal criam um ambiente de medo na organização. O clima fica péssimo com os colaboradores esperando quando será a sua vez. Nada muda na empresa após o corte: as atividades continuam as mesmas, apenas com sobrecarga para alguns. Não demita porque a empresa continuará do mesmo jeito amanhã.

O momento de crise é a hora de conclamar as pessoas a abraçar o problema que a empresa enfrenta e utilizar sua criatividade trazendo ideias que mudem o modo como os serviços são feitos, para tornar os processos mais simples e baratos.

Não é difícil fazer isso.

Fui Diretor de Recursos Humanos da American Express por quatro anos e propus ao Presidente implantar o programa Análise de Valor em meio a uma crise econômica. O método revisa todos os processos da empresa gerando projetos de redução de custos.

Na American Express selecionamos 20 líderes para serem os agentes da mudança. Eram profissionais experimentados que sabiam onde estavam os problemas e estavam cansados dos velhos métodos. O presidente da empresa deixou claro que eles tinham carta-branca para mudar tudo que quisessem. Mas exigia uma forte redução de custos.

Os líderes escolhidos mapearam todos os processos da empresa, ordenando as atividades e os serviços resultantes. Quando terminaram, eles tinham uma descrição completa do que era feito em seus departamentos e quanto custava cada atividade e serviço em detalhe.

O resultado surpreendeu os líderes: pela primeira vez eles tinham uma fotografia clara de quanto custavam os serviços de seus departamentos. E alguns já começaram a ter, ali mesmo, ideias de como reformar os serviços da empresa.

A partir disso, a missão se transformou em usar a criatividade para “reinventar” a empresa, criar ideias de redução de custos revisando a demanda que conduz à criação dos serviços. Incentivamos os líderes a inovar e eliminar todos os serviços não essenciais à medida que fossem gerando ideias de economia.

Ensinamos como utilizar técnicas de Análise de Valor para avaliar cada atividade/serviço, encontrando o que podia ser mudado, a partir das perguntas: ‘Por que fazemos isso? Por que fazemos dessa maneira? Como podemos fazer mais barato? Podemos combinar com outra coisa? Substituir? Automatizar? Podemos utilizar novos recursos de TI?’

E assim, em pouco mais de uma semana, os líderes geraram dezenas de sugestões que quando colocadas em prática reduziram as despesas em mais de R$ 20 milhões, o que, na época, mudou completamente resultado da American Express.

Esse desempenho me motivou a repeti-lo em outras empresas como consultor. E desde então, o que mais tem me impressionado é que as pessoas assumem a propriedade do programa: satisfeitas em participar do destino da empresa, atuam com orgulho e retribuem com milhões em economias a confiança que receberam.

O sucesso obtido com esse método está ao alcance de todos. O resultado final até pode incluir alguns cortes estratégicos de pessoal, mas jamais demissões em massa da magnitude exata da redução de despesas necessárias. Por isso, antes de demitir, envolva as pessoas da sua empresa: elas têm muito a dizer.