Projetar ou cuidar da burocracia. Eis a questão!

Nas minhas andanças pela serra é comum escutar queixas como “o nosso negócio na engenharia é projetar novos produtos, mas a burocracia da norma ISO900x vive tomando muito tempo”.

Imagine uma empresa com 30 pessoas - compras, comercial, desenvolvimento, fabricação, qualidade, etc. Mesmo em um grupo pequeno como este já dá um certo trabalho manter a documentação consistente com os processos. 

Agora pense um grupo de 200 pessoas envolvidas no tramite. Caos, não? Em época de auditoria então é aquela correria. Ninguém consegue projetar um parafuso sequer! 

Foi em um cenário assim que substituímos 37 tipos de documentos das mais variadas funções que tramitava por 29 tipos de fluxos dentro da companhia e envolvia cerca de 200 pessoas. 

Nosso grande segredo? Simples. Virtualizamos todos os documentos em fluxos cruzados. Complicado? Eu explico: ao invés das pessoas acionarem outras pessoas através de documentos, e-mails e outras fontes de comunicação para que as mesmas possam executar suas funções, o sistema aciona as pessoas de acordo com a execução da etapa que está ativa. Isto se traduz em um ambiente menos burocrático, sem a necessidade de criar e preencher manualmente boa parte dos documentos, com rastreabilidade de todos os documentos envolvidos e anexados ao projeto mãe e, o melhor de tudo, com todos os indicadores de melhorias. Tudo como manda o figurino.

Sabe como a empresa definiu esta capacidade? “Isto é o sistema McDonalds!”. Pensando bem, claro, tem tudo haver! Em um sistema de restaurante fast food o processo do início ao fim é subdividido em etapas e no momento que a pessoa cumpre sua etapa, o sistema ativa a tarefa de pessoa seguinte. Se ocorrer um atraso no processo, acende uma luz amarela e são feitas adaptações proativas na linha produtiva, isto é, não estou nem tomando ações corretivas pois estaremos antecipando um possível problema no processo.

Precisamos sempre lembrar que a ISO, por exemplo, não especifica o “como” uma atividade deve ser feita. O que gera a burocratização excessiva é a forma como muitas vezes nós montamos dentro das nossas empresas os esquemas para o controle da informação. 

A tecnologia está aí para nos ajudar a melhorar o “como” e facilitar o trabalho do dia-a-dia. Assim, sobra mais tempo para projetarmos novos produtos e irmos para casa mais cedo curtir nossas famílias.

O que você acha de inserirmos um conceito fast food em sua empresa para cuidar dos fluxos? 

*O autor é técnico e estudante de Engenharia Mecânica, atualmente atua como Consultor Comercial da SKA Automação de Engenharias Ltda., com experiência em empresas como o Grupo IMSB, Marcopolo, Marelli, Meincol, Mesal, Neogas, Progas, Neobus e Sanmartin. Entre outras várias empresas, desde fabricantes de máquinas e equipamentos, usinagem, corte de chapas, fabricantes de moldes e até produtos de consumo.