Como lidar com tanta informação?
Cada dia se torna mais difícil gerenciar o grande volume de e-mails recebidos. Mas dá para gerenciar.
A gente sabe que a web fornece informação sobre qualquer assunto que se possa imaginar. Com uma simples busca, é possível ter acesso ao conhecimento sobre qualquer tópico, tema, pessoa, enfim, o mundo está virtualmente a um clique de nosso teclado.
Porém, excesso de informação (ou a falta dela), pode ser uma fonte de estresse. Na realidade, não é preciso desconectar-se da internet ou algo tão radical assim – apenas algum processo de priorização e organização e talvez a possamos encontrar a luz no fim do túnel. Porque francamente, o tempo que a gente perde checando mensagens é absolutamente insano. Além do mais, recebemos e-mails de trabalho e pessoal em vários dispositivos, que são checados o tempo todo, e a gente tem que deletar no nosso desktop e no nosso smartphone. É um trabalho sem fim.
Então, falando de e-mails, precisamos diferenciar o que é importante do que não é. Parece simples, mas muita gente tem dificuldade em separar o que é relevante ou não, tipo caiu na caixa postal, é peixe! Precisa ser lido. Não é bem assim. Primeiro, temos que descartar o que não interessa de alguma forma, centenas de e-mail marketing repetitivos, oferecendo algo que nunca pedimos. Estão lá, esperando para ser deletados ou aguardando um e-mail para que sejam removidos da lista. Todos deveriam ter um mecanismo para descadastramento, não é? Mas nem sempre funciona. Depois precisamos checar se o e-mail é nosso mesmo ou se estamos copiados, apenas para conhecimento. E existem aqueles que precisam ser “terceirizados”, leia-se, delegar, passar para a frente. Não é nosso.
É preciso escolher também quais e-mails profissionais que queremos receber, tirando os da empresa, é claro. Falo dos e-mails informativos, que são importantes para nossa atividade. Penso que devemos escolher algumas fontes que julgamos necessárias e relevantes e sim, pedir para receber atualizações diárias, semanais ou mensais, de acordo com nosso interesse. Este processo é feito de uma vez só. O número de mensagens será reduzido drasticamente.
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Pense em sua atividade: que tipo de informação você quer (e precisa) receber: marketing, tecnologia, finanças, saúde, gestão? O bom é que você pode receber newsletters de fontes que você solicitou e remover aquelas que enviam indiscriminadamente. Também é preciso criar um procedimento para leitura deste material: 1 ou 2 horas por dia? Você deve definir, baseado em sua agenda, de quanto tempo pode dispor para sua atualização tecnológica, cultural, profissional ou pessoal.
É preciso também reservar um tempo para as mensagens de suas redes sociais, e-mails, conta-corrente, enfim…tudo é uma questão de alocação de tempo para tarefas estratégicas. Mas isto não deveria tomar mais do que 20% de seu tempo total. Acho uma boa proporção, afinal todos temos muito trabalho a fazer. Uma coisa é certa: existem mensagens “urgentes e importantes”, o segredo é descobrir para quem é urgente e importante. Para você ou para quem enviou?
Difícil, mas factível: reservar um tempo livre para ficar “longe” do computador – seja nos fins de semana, noites, feriados, etc. Com tantos dispositivos móveis é quase um milagre se desplugar, mas é possivel, mesmo que você receba uma mensagem de trabalho, não significa necessariamente que você precisa responder no meio da noite, mas isto é outro papo. E claro, procure por sites que podem fornecer conteúdo variado sobre diversos temas. Pelo menos, você tem acesso a diferentes tipos de informação num lugar só – tipo one-stop shop! Muito conveniente.
E se tudo isto não funcionar, lembre-se de que não dá para ler tudo – não se sinta culpado, acontece com a maioria das pessoas na era da informação. Todo mundo recebe todo o tipo de mensagem, uma verdadeira avalanche de bits e bytes. Realmente assustador! Por exemplo: acabo de receber uma mensagem com o seguinte assunto “Isonomia tributária – pâncreas artificiais”. Fala sério: o que uma coisa tem a ver com a outra? E por que cargas d'água, estou neste mailing? Mensagem deletada!
Para você, poucas (e boas) leituras!
Gladis
Gladis Costa é profissional da área de Comunicação e Marketing, com vivência em empresas globais de TI. É fundadora do maior grupo de Mulheres de Negócios do LinkedIn Brasil, que conta com mais de 6200 profissionais. Escreve regularmente sobre gestão, consumo, comportamento e marketing. É formada em Letras, e tem pós graduação em Jornalismo, Comunicação Social e MBA pela PUC São Paulo. É autora do livro "O Homem que Entendia as Mulheres", publicado pela All Print.
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