Saiba como o Kanban pode ajudar a melhorar a produtividade do seu negócio

Muita gente já utiliza o método Kanban para aumentar a produtividade. Mas também tem muita gente que se pergunta o que ele é realmente e se vale a pena.

Foi para ajudar a responder a isso que produzimos este artigo. Afinal, métodos que contribuem para a produtividade são bastante benéficos.

Até porque, ser produtivo significa fazer mais com menos. Que empresa não quer isso em seus processos, não é mesmo? Leia para descobrir o que você precisa!

O que é o método Kanban?

Se você tem dúvidas sobre o que é Kanban, a resposta é simples: é um sistema de gestão de trabalho. Seu destaque está no fato de que ele é bastante visual.

Dessa forma, é possível definir fluxos de tarefas em um quadro do Kanban. Em seguida, você pode conduzir as atividades nesse fluxo, e ir acompanhando o seu desenvolvimento.

O método Kanban facilita muito a organização de processos, e pode ser compartilhado por equipes. Assim, cada pessoa sabe o que a outra está fazendo e consegue desenvolver seu trabalho conforme o que for realizado.

Uma característica importante do Kanban é que ele funciona por meio de cartões. São esses cartões que separam bem, visualmente, as tarefas, e podem ser movimentados no quadro.

Além disso, esse sistema permite definir limites para o número de cartões em uma tarefa. É algo que ajuda a otimizar as atividades porque, em vez de pensar em inúmeras etapas, o colaborador é incentivado a estabelecer etapas mais rápidas e eficazes.

Com tudo isso, o Kanban se torna um processo ágil que ajuda a manter a produtividade e a evitar a procrastinação nos negócios.

A ferramenta digital pode ser aplicada em qualquer tarefa que você desejar. Desde nos setores administrativos de uma empresa, até no processo de vendas, de produção na fábrica etc.

Vantagens de usar o método Kanban

Sem dúvida, uma das maiores vantagens do método Kanban é que ele auxilia muito a manter o foco nas atividades. 

Como as tarefas ficam estabelecidas e são fáceis de visualizar, é mais simples executar cada uma nos prazos ideais.

Algumas coisas são eficazes para ajudar a produtividade dos colaboradores. O home office, por exemplo, ajudou nisso nos últimos tempos. O Kanban também faz parte da lista que ajuda nisso, graças ao planejamento que citamos.

Ao mesmo tempo, o Kanban ajuda na organização de qualquer colaborador. É possível definir as tarefas e prazos para cumpri-los, e fica mais difícil se esquecer de alguma atividade no dia a dia.

Até porque, os sistemas que trabalham com esse método costumam ter a opção de notificação do usuário. Então, próximo do prazo máximo da tarefa, ele pode ser avisado; ou mesmo se deixar algo passar, poderá ser lembrado para fazer logo.

Também vale citar a facilidade de os gestores acompanharem o desenvolvimento de suas equipes. Se um cartão muda de lugar no fluxo do Kanban, o responsável pela gestão tem a consciência de que a tarefa necessária está sendo realizada. Essa mudança de local do cartão é feita pelo próprio colaborador à medida que ele cumpre suas atividades.

Isso fez as ferramentas de Kanban ainda mais populares na pandemia, por exemplo, já que muitas empresas aderiram ao trabalho remoto.

Ferramentas para aproveitar o Kanban na produtividade

O uso do método Kanban para melhorar a produtividade pode acontecer de várias formas. Por exemplo em quadros físicos, com post-its funcionando como cartões.

Porém, é mais comum em programas de computador, pois facilita o acesso por várias pessoas e também o controle das atividades. Pode ser bem mais simples do que ter que escrever com caneta em pedaços de papel, concorda?

Os programas de Kanban disponíveis para se usar são os mais variados. Cada um deles também tem funções diferentes para ajudar na organização e controle de tarefas.

O Kanbanize, por exemplo, é uma opção que tem recursos como quadros, a possibilidade de mesclar colunas e vários modelos de cartão. São funções que podem auxiliar principalmente na organização de tarefas que várias equipes realizam.

Na hora de escolher o método Kanban para ajudar na produtividade, vale a pena avaliar recursos como esses. Se eles forem importantes para o seu negócio, devem estar presentes na ferramenta e terem um uso simples e intuitivo. Isso vai facilitar seus bons resultados.